不正検知・ノウハウ

経費精算における不正検知の重要性。主な経費不正やソリューションを解説

従業員による経費精算の不正は、企業全体の不正会計よりも身近な不正です。経費を不正に申請することがまかり通ってしまうと、企業の損失はもちろん、組織のモラルを下げ、経営にも影響を及ぼすおそれがあります。

不正な経費精算を防止する方法として、不正検知が注目されています。今回は、経費精算における不正検知について、ソリューションを導入する必要性や提供されているソリューションなどを解説していきます。

どの企業にも起こりうる経費不正

経費精算は、管理者だけでなく、従業員全員が行うものです。不正を働く可能性は誰にでもあり、どの企業でも起こり得るでしょう。経費不正を防止するために、まずどのような経費不正が行われるのか知ることが大切です。

経費の架空請求

経費不正のひとつとして、発生していない経費をあるものとして請求する架空請求があります。本来は発生していない経費に対して、架空の領収書を発行するなどして、不当な金銭を受け取る不正です。すぐに発覚すると思いがちですが、企業規模によっては経費精算の数が膨大で、見逃してしまう場合があります。

架空請求の手口としては、架空の領収書を作成する以外に、領収書の請求額を書き換える、かかっていない交通費を請求する、私的な交際費を経費として申請する、出張していないにも関わらず出張費を請求するなど、様々な手口があります。1件1件が少ない金額だったとしても、積み重なって多額の損失を生む可能性があり、対処しなければならない経費不正です。

経費の水増し請求

架空請求で経費を懐に入れる場合ともうひとつ、経費を水増しして不正に受け取る手口もあります。交通費や交際費の経費精算で行われることが多い不正です。交通費については、領収書を受け取れないこともあり、領収書の真偽が分かりにくくなっています。実際は夜行バスなどで移動しているにも関わらず、新幹線の交際費で申請するといった不正が起こりやすいです。

交際費は、会食の場面によっては領収書を発行できないこともあるでしょう。実際は会食などをしていなくても、交際費として経費精算を行い、不正に水増しする例が多いです。架空請求と同様に、企業の利益を不正に利用していることになるので、水増しも防がなければいけません。

従来の経費不正の防止・発見に向けた取り組み

不正検知ソリューションを導入していない場合は、監視体制をしっかり整備し、不正が起きない仕組みづくりが必要です。従来の仕組みについて、申請フローやモニタリング体制の整備などの取り組みを見ていきましょう。

従業員の申請フローの整備

不正な経費精算が申請されないようなフローを整備することが大切です。申請フローの工数が多く煩雑になってしまうと、チェック項目が増え、不正を見逃すリスクが増えるでしょう。

申請フローを整備して人による管理をしている企業もあれば、経費精算システムを採用している企業も多いです。経費精算システムでは、経費申請や承認をシステム上で行うことができ、会計ソフトと連携できる製品もあります。経費精算のフローがシンプルになり、不正があったとしても気づきやすくなります。社員の経費精算がスムーズになり、利便性の向上にもつながります。

チェック体制の整備

不正が起きても気づくことができる、不正を働きにくくするためには、チェック体制の整備も大切です。チェックする人員が少なければ、バレにくいと思われたり、膨大な経費精算をチェックしきれなかったりする可能性があります。経理担当者を多く配置することができれば、チェック体制が整い、不正しにくくバレやすい状況をつくることができます。

また、経費不正をする要因として、給与に不満があるかもしれません。経費を懐に入れたくなるほど不満が溜まっている状況を回避するため、社員の待遇など組織の体制を見直す必要もあるでしょう。

経費申請に承認者を経由する

交通費や交際費、出張費などは、架空請求や水増し請求が起こりやすい経費です。従業員から経理担当へ直接申請する形だと、経費の目的を把握しにくく、チェックで見逃してしまうことが多くあります。

経理担当に申請する前に、部署の上長など承認者を挟むことで、正しい経費利用なのかを判断できます。不正な経費申請に未然に気づくことができるほか、二重チェックの体制が不正の抑止力になります。

法人向けICカードを配布する

経費を明確にするためには、法人向けICカードの利用がおすすめです。社員それぞれにクレジットカードを配布することで、利用履歴からどこでいくらのお金を使ったのかが一目でわかります。

もし業務上適していない利用であれば、不正とわかるため不正な申請を見逃して経費を支払うことはなくなります。

不正リスクシナリオを作成しておく

経費不正に気づくためには、どのような申請に不正の兆候があるのかを知らなくてはいけません。あらかじめ不正を予測したリストをリスクシナリオと言います。リスクシナリオでは、不正の内容・不正の方法・リスクの兆候の3つを記載し、リスクの高さを評価しておきます。

リスクが起こる前にチェック基準ができるので、経費不正をチェックしやすくなります。リスクシナリオの例を下記にまとめています。作成の参考にしてみましょう。

不正内容 不正方法 リスクの兆候 リスク
交際費の架空請求 ・領収書の改ざん・架空の領収書の発行 ・勤務実績と経費利用が合わない
出張費の架空請求 ・出張報告書の捏造 ・出張回数が多い
交通費の水増し請求 ・領収書の改ざん・利用していない交通手段での申請 ・交通費の申請が多い

経費精算に不正検知ソリューションを導入する必要性

申請フロー・モニタリング体制の整備でももちろん、不正対策をすることができます。ただ、経費不正を発見しきれなかった、体制が上手く機能しなかったということも起こるでしょう。不正検知ソリューションは、精度や体制構築の両方にメリットがあります。導入する必要性や機能を解説していきます。

経費精算の不正を早期検出できる

経理担当が行っているチェックを不正検知システムに任せることができます。システムには、経費の不正利用の基準や適切性などの軸があり、経費精算に対して不正リスクを検出してくれます。人によるチェックでは後手になったり、見逃したりするおそれがありますが、システムではいち早く検知可能です。

不正検知システムの中には、AIや機械学習を駆使したサービスやソリューションもあります。ルールやパターン設定では見逃されがちな不正でも、AIが自ら学習することによって、幅広い不正に対応できるようになります。

経理部門の負担を削減できる

経費不正が起こる理由には、経費申請が膨大で管理しきれないという問題があります。経理部門にかかる負担も大きくなり、チェックの精度が落ちることも考えられます。そこで不正検知システムを導入すると、システムが経費不正を検知してくれるようになり、経理部門の負担を削減することができます。

少ない人数でも十分にチェックできるようになり、経費精算以外の業務に時間を利用でき、業務が大幅に効率化されるでしょう。

<h3>経費レポートや分析機能が搭載されていることも</h3>

経費精算システムに不正検知機能が組み込まれている場合は、レポート作成・分析機能が搭載されていることもあります。

レポート作成機能では、経費利用の傾向などが明確になり、経費の見直しに役立ちます。日々の経費レポートを把握できる機能もあり、不正が起きていないかなど経費状況をチェック可能です。

経費精算に導入したい不正検知ソリューション

経費精算に特化した不正検知ソリューションが既に開発されています。主なソリューションを3つピックアップしましたので、特徴や機能を把握して導入の検討に役立ててみてくださいね。

【ミレトス】SAPPHIRE

ミレトスのSAPPHIREは、AIを活用した経費精算ソリューションです。経費精算の全てのフローを全件チェックし、リスクの高い申請を検知します。検知には、AI技術が活用されているので、すばやい不正検知が可能です。AI技術だけでなく、アルゴリズムとロジックを組み合わせた検知もでき、幅広い不正を検知してくれます。

分析の軸となるのは、経費の不正利用防止・経費としての適正確認・申請の適正性の確認の3つです。様々な角度から不正を発見できるので、予防だけでなく、抑止にもつながります。

提供会社 ミレトス
システム名 SAPHIRE
主な機能 ・二重申請の検知・土日祝の利用申請の検知・出勤日以外の経費利用の検知
サポート
商品ページ https://sapphire.miletos.tech/

【TIS INTEC Group】Spendia

TIS INTEC GroupのSpendiaは、経費精算に関わるトータルソリューションです。不正検知を含むコンプライアンス強化と業務効率化、コスト削減の3つを実現します。不正検知においては、規程を違反した申請のチェックや不正な経費精算の検知を行います。

業務効率化機能ではキャッシュレス化やペーパーレス対応など、コスト削減ではすき間時間での申請・精算や電子帳簿の保存などを可能しています。不正検知を含めて、経費精算の体制をトータルで整えたい事業者におすすめです。

提供会社 TIS INTEC Group
システム名 Spendia
主な機能 ・マルチペイメント&キャッシュレス化・ペーパーレス化・領収書のQRコード承認・すき間時間での申請・精算・申請チェック・自動計算・不正検知
サポート
商品ページ https://www.tis.jp/branding/spendia/value/

まとめ

経費精算における不正は、経費精算にほとんどの従業員が関わることもあって、どの企業にも発生する可能性があります。経費の水増しや架空請求などの不正があり、企業の損失や組織のモラル低下につながります。不正検知ソリューションを導入すると、不正を早期発見・対応できたり、管理者の負担を軽減したりできるなど、メリットが多くあります。ご紹介した3つのソリューションを参考にしつつ、自社への導入を検討してみましょう。

不正検知システムについてこちらの記事にまとめていますので、ご興味がある方はあわせてぜひご覧ください。

 


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