「出荷管理ってなぜ必要なの？」
「出荷管理を効率化したいけど、どうすればよいのか知りたい」
と考えていませんか？
出荷管理とは、ECサイトなどで注文された商品を、顧客の元までスムーズに出荷する業務です。
とはいえ、欠品や納品ミスの多発、顧客からの問い合わせにスムーズに対応できずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では、
- 出荷管理の主な業務内容
- 出荷管理が必要な3つの理由
- 効率化するためのポイント
の流れ、出荷管理について解説します。
また記事後半では「出荷管理がスムーズにいかない原因の例と対策」についても解説しているので、ぜひご一読ください。
なお、意外と時間がかかる業務が「不正注文への対策」です。出荷管理をスムーズに進める上でも、対策を検討してみてはいかがでしょうか。詳細については、以下をご確認ください！
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目次
出荷管理とは？
出荷管理とは、顧客から注文された商品を出荷する業務を指します。注文を受けても、出荷管理ができていなければ、指定の日時までに顧客の元に発送できなかったり、発送先を間違えるミスが起きたりします。
商品を販売する事業者がこのようなミスを起こすと、顧客からの信頼を失うため、注意しなければなりません。
スムーズに顧客に届けられるように、自社に合った出荷管理システムを導入する必要があります。
出荷管理の主な業務内容4つ
出荷管理にはさまざまな業務があり、どれか1つ抜けてもスムーズに出荷できません。出荷管理をする際の主な業務は4つあります。
- 出荷指示書の作成
- 出荷の準備と必要書類を揃える
- 売上伝票の作成
- 取引の記帳を行う
それぞれの業務内容について詳しく見ていきましょう。
1.出荷指示書の作成
顧客から注文を受けた際に、まずやるべきことは出荷指示書の作成です。
出荷指示書は、倉庫の担当者が商品のピッキング・梱包・検品などの手続きを進める際に必要な書類です。
出荷指示書には、以下の情報を記載します。
- 商品の種類
- 個数
- 単価
- 型番
- 納期
スムーズに顧客に納品するために、納期の早いものを優先して準備を進めましょう。
なお、出荷の準備をする前に、正規の注文かどうかの確認をする作業もあります。不正注文に関する対策については、後述します。
2.出荷の準備と必要書類を揃える
次に出荷の準備と以下の必要書類を揃える必要があります。
| 必要書類 | 特徴 |
|---|---|
| 納品書 | 商品の数量や配送先の住所が記載されている書類で顧客に渡す |
| 納品書の控え | 控えの書類で商品と一緒に送付した後に、持ち帰る |
| 受領書 | 商品が注文通りに届いたことを証明する書類 |
| 領収書 | 代金を支払った証明書類 |
すべての書類を揃えたら顧客に商品を配送するために配送業者を手配しましょう。
まず、商品に欠品や破損がないかを確認しながら梱包します。次に倉庫から指定された商品を持ってきて、配送業者のトラックに積み込みましょう。
依頼を受けた配送業者は、注文された商品を指定の日時に届けます。
顧客は商品を受け取った際に受領書へサインをして、返送（配送業者が押印を代行するケースもある）します。
なお、支払金額が5万円以上の場合は、領収書に収入印紙が必要になるので忘れずに準備しておきましょう。
3.売上伝票の作成
在庫担当者は、納品書の控えと受領書をもとに売上伝票を作成します。売上伝票に、記載する内容は以下の通りです。
- 売上日
- 出荷番号
- 商品名
- 金額や単価
- 数量
- 納品先
そして、完成した売上伝票を経理担当者へ渡します。
4.取引の記帳を行う
在庫担当者から売上伝票を受け取った経理担当者は、売上伝票と受領書をもとに帳簿を作成します。
なお、支払いが現金でのやり取りではなく、後日銀行振り込みで支払われる場合は売掛金の記帳が必要です。
また、トラブルが発生した場合に備えて、受領書は必ず保管しておきましょう。
出荷管理が必要な3つの理由
ECサイトを運営する事業者にとっても出荷管理は必要です。その理由は、3つあります。
- 欠品による売上低下を防ぐため
- 売上計上の手間を削減できるため
- 顧客とのトラブルを防ぐため
それぞれの理由について詳しく解説します。
【理由1】欠品による売上低下を防ぐため
出荷管理が必要な理由は欠品による売上低下を防ぐためです。
欠品している商品を誤ってECサイトに掲載したままの状態にしていると、顧客から注文があってもキャンセル扱いになるため、売上が下がります。
また注文した顧客にとっては「ECサイトに在庫があるから注文したのに、実際にはなかった」とマイナスな印象を与えてしまうので、避けたいところです。
欠品が起きる理由は、在庫状況を正確に把握していないからです。
また、顧客からの取り消し注文や追加注文への情報共有も遅れるため、スムーズな対応ができなくなります。
その結果、ミスを直すのに人員を割かなければならなくなり、従業員の生産性が下がる可能性もあるでしょう。
さらに、余剰在庫（売れ残りの在庫のこと）がある場合にも注意が必要です。余剰在庫の管理・維持コストがかさむだけでなく、必要な商品を探すのにも時間がかかってしまいます。
【理由2】売上計上の手間を削減できるため
経営を円滑に進めるためには、売上予測を立てなければなりません。なぜなら、売上が予測できなければ、次年度の予算や事業にかかるコストも計算できないからです。
売上が立つ見込みがないのに、過剰に在庫を仕入れれば、大きな赤字を抱えかねません。
しかし、出荷管理を行えば、正確な売上予測ができるようになるため、経営戦略や営業戦略も立てやすくなるでしょう。
【理由3】顧客とのトラブルを防ぐため
出荷管理を行えば、顧客とのトラブルを未然に防げます。
商品の在庫状況がわからなければ、欠品や納品ミスの増加により、顧客へ注文を受けた商品をスムーズに届けられなくなります。
そのようなミスが増加すれば、顧客からの信用がなくなるだけでなく、対応に時間が割かれてしまうでしょう。
在庫状況について顧客から問い合わせがあった場合も、すぐに対応できなければ、販売機会を逃しかねません。
顧客とのトラブルを繰り返さないためにも、出荷管理は必要な業務です。
出荷管理を効率化するためのポイント3つ
顧客にミスなくスムーズに商品を配送する際には、出荷管理の効率化が重要です。そこで、出荷管理を効率化するためのポイントを3つ紹介します。
- 現状の課題を整理し、業務フローを改善する
- 業務の一部で自動化を検討する
- 出荷管理システムを導入する
出荷管理を効率化しなければ、生産性の低下やミス発生によるクレームの原因になるので注意が必要です。
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
【ポイント1】現状の課題を整理し、業務フローを改善する
出荷管理を効率化するためには、現状抱えている課題を整理する必要があります。たとえば、出荷管理の現場では、以下のような課題が想定されます。
- 品切れや過剰在庫が発生している
- 配達までに時間がかかっている
- 書類作成時に入力間違いが頻発している
- 在庫と帳簿で在庫数が一致していない
配達までに時間がかかっている場合は、出荷するまでの準備と出荷後の記録のどちらに問題があるのか把握するために、工程別の時間を計るなどの対策が必要です。
在庫管理や発注量のようなミスが頻繁に発生している場合、従業員の負担が著しく重くなっていないか、管理手順が複雑でわかりにくくなっていないか考えなければなりません。
そのため、作業マニュアルを導入したり、管理のルールを統一したりする必要があるでしょう。
ぜひ一度これまでの業務に改善すべき点がないか、確認してみてください。
【ポイント2】業務の一部で自動化を検討する
出荷管理を効率化させようとしても、従業員の負担が重くなると、さまざまなミスの原因につながります。
そのため、一部の業務の自動化を検討しましょう。
たとえば出荷指示書をExcelで作成する際に、毎回手打ちで入力すると、負担が増え入力ミスも発生しやすくなります。
しかし、VBAツールと呼ばれるExcelでの作業を効率化するツールを使えば、注文内容の入力や見積もり計算など出荷指示書の作成時間を大幅に短縮できます。
いきなり業務全体で効率化するシステムを導入しようとすれば、費用も多くかかるでしょう。
また、稟議も通さなければならないため、まずは一部の作業の自動化や効率化から始めてはどうでしょうか？
【ポイント3】出荷管理システムを導入する
Excelで管理する方法は、どうしても人為ミスが起きやすくなります。また欲しい情報を引き出すのにも時間がかかる傾向があります。
そこで、ハンディターミナルシステムなどの出荷管理システムの導入も検討しましょう。
出荷管理システムを導入すれば、複数の部門や拠点間での情報共有もしやすくなります。
そのため、対応ミスや作業の遅れなども防止できるでしょう。従業員の負担も減るので、検討してみてはどうでしょうか。
商品の注文を受けてから出荷するまでスムーズに進むもの？
商品の注文を受けてから、出荷するまでスムーズに進むのか不安を感じているかもしれません。
繁忙期のように注文量が殺到すると、現在の出荷管理方法では、スムーズに配送できない可能性もあります。
また、注意しなければならないのは、不正注文による以下のような被害です。
- クレカの不正利用
- 後払いの未払い
- なりすまし
- 転売
これら不正注文による被害が発生すれば、顧客から返金を求められるだけでなく、発送した商品が戻ってきません。
出荷管理の現場においても、怪しい注文や不正注文は出荷しないなどルールを明確に決めておきましょう。
なお、不正注文の対策にはシステム導入が有効ですが、いきなりシステム導入ではハードルが高い方も多いのではないでしょうか。このような場合は、不正チェックリストを活用してみませんか。
以下から無料のチェックシートをダウンロードできるので、ぜひご活用ください！
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まとめ：売上低下や顧客とのトラブルを防ぐために出荷管理できる環境を整えよう
ECサイトを運営する事業者であれば、出荷管理できる環境を整えておく必要があります。
出品管理ができていなければ、欠品による売上低下、納品ミスなどによる顧客からの信頼低下につながります。
また、現在Excelで在庫を管理している場合は、人為ミスや従業員の負担を減らすためにもVBAツールや出荷管理システムの導入を検討しましょう。
とはいえ、システム導入ではハードルが高い方も多いのではないでしょうか。このような場合は、不正リスクのチェックだけでもしてみませんか？
以下からチェックシートを無料ダウンロードのうえ、ご活用ください！
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