EC構築・ノウハウ

注文管理とは?システム導入のメリットや不正な注文を防ぐ方法を紹介

「注文管理とは具体的にどのようなことを行っているのだろう」
「注文管理システムの導入を検討しており、メリット・デメリットを知りたい」

このように悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

注文管理とは、顧客や取引先から注文を受け、発送するまでの工程を管理することです。EC市場の規模が拡大していることに伴い、注文管理システムを導入する企業も増えています。

この記事では、

  • 注文管理システムが求められている背景
  • 主な注文管理システム
  • 注文管理システムを導入するメリット・デメリット
  • 不正な注文を防ぐ方法

の流れで、注文管理システムの魅力や注意点について解説します。

注文管理の詳細や不正利用を防ぎたい人は、ぜひ最後までお読みください。

また「自社のECサイトが不正リスクに遭いやすいかどうかを知りたい」というEC事業者向けに、不正リスクのチェックシートをご用意しました。

ECサイトの危険度や不正の傾向までわかりますので、ぜひ利用を検討してみてください。

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さらに下記の動画では、最新の不正手口や狙われやすい商材について解説しています。

高額な商材を扱っているECサイトだけでなく、安価な商品の被害も拡大しています。損害を避けるためにも、一度ご確認ください。

以下動画は株式会社かっこ O-PLUX事業部 事業部長 小野瀬がクレジットカード不正利用による不正注文実態、背景について最新事例共に解説していますのでぜひご覧ください

独立行政法人 中小企業基盤整備機構 
中小企業のためのEC活用支援ポータルサイト【ebiz】(https://ec.smrj.go.jp/domestic/)より引用

そもそも注文管理とは?

注文管理とは、顧客から注文を受けてから、商材を発送するまでの工程を管理することです。最近では、販売管理のプロセス全体を指すこともあります。

注文内容と支払い方法の確認や帳票の出力、梱包作業などを行います。

注文管理は工数が多く、ミスが許されない業務になります。

もし納期回答が遅かったり、注文した数量と異なっていたりすると、企業のブランドや事業へのイメージに大きな影響を及ぼすからです。

そのため、正確性を保ちつつ業務効率化をはかるために、注文管理システムを導入する企業が増えています

注文管理の流れ6つ

注文管理は、下記6つのプロセスを経て顧客や取引先に商材を届けます

  1. 注文受付
  2. 発送依頼
  3. 出荷準備
  4. 請求管理
  5. 仕入管理
  6. 在庫管理

各プロセスでは具体的に何を行っているのか、詳しく見てみましょう。

1.注文受付

はじめに、顧客や取引先からの注文を受け付けます。

住所や郵便番号のような入力情報に矛盾がないか、不足がないかをチェックする工程です。

2.発送依頼

注文内容の確認後、発送準備に向けて依頼を出します。

注文された商材の在庫がある場合は出荷指示を出し、ない場合は新しく発注します。

3.出荷準備

商品を出荷するための準備を行う業務です。

商品を梱包したり、出荷しやすい状態に陳列したりします。

4.請求管理

注文情報をもとに請求書を発行し、顧客に送付します。

また、実際に入金された金額や、口座名義に誤りがないかチェックすることも必須です。

5.仕入管理

注文内容に応じて、必要な仕入れの量を算出します。

在庫が枯渇しないよう管理することが大切です。出荷数と同じだけ仕入れたり、繁閑期にあわせて仕入れ量を調整したりします。

6.在庫管理

仕入れ量と在庫を照らし合わせる業務です。

在庫切れは販売機会の損失につながるため、商材の棚卸しを行って適切な在庫を維持することが重要です。

ここまで、注文管理の流れを紹介しました。注文を適切に処理しつつ在庫が枯渇しないようコントロールすることが、注文管理において重要です。

従来、注文管理は紙やエクセルで処理している企業も少なくありませんでした。しかし近年では、注文管理システムを導入する企業も多いです。なぜ注文管理システムを導入する企業が増えているのか、背景をご紹介します。

注文管理システムが求められている背景

注文管理システムが求められている背景には、次の3点が大きく関係しています。

  1. アナログで対応すると管理が煩雑になる
  2. 取り扱う種類や物量が増えると、システムを導入した方が効率的
  3. EC市場は年々成長している

これまで受注担当者が紙やExcelを使い、注文管理を行うことが一般的でした。

FAXや電話で注文を受けたあとに、内容や数を注文書やファイルに転記する必要があるため、記載ミスや確認漏れが起きやすいのも課題でした。また、繁忙期は残業が増えやすく、働き方改革を推進することも困難です。

EC事業では取り扱う商品の種類や物流が増えると、納期が短かったりロット数が少なかったりして発注を受けきれなくなります。これは事業者にとって大きな機会損失です。

しかし、注文管理システムを導入することで、注文管理の流れを一元管理できます。スピーディーに発送まで完遂できるようになり、結果的に顧客満足度の向上につながります。

また、EC市場が年々成長しているのも要因の一つです。経済産業省の「電子商取引に関する市場調査」の結果によると、2013年以降の市場規模は拡大を続けています。

2020年にはBtoCのEC市場規模は19.3兆円、BtoBは334.9兆円に上りました。なかでも、BtoCの物販系分野は12兆2,333億円と、2019年より21.71%も伸びています。

上記のような背景により、いまやEC事業において注文管理システムは欠かせない存在となっています。

では具体的にどのような注文管理システムがあるのか、さっそく見てみましょう。

主な注文管理システム

世の中にはどのような注文管理システムがあるのでしょうか。主な注文管理システムと概要について、ご紹介します。

主な注文管理システムは、以下の5つです。

システム名 特徴
1.ネクストエンジン 導入実績No.1。アプリを追加し、自由に機能をカスタマイズできるシステム。
2.CO-NECT 多様な業種に対応。使いやすさにこだわったUIで、導入初心者でも安心して利用できる。
3.BtoBプラットフォーム 受発注 稼働開始まで最短1ヶ月のスピード導入。フォローや使い方の講習会などサポートも充実。
4.楽楽販売 蓄積したデータを集計・分析し、業務改善に役立てられる。連携可能なクラウドサービスも豊富。
5.MOS 発注者の使いやすさを重視し、モバイル環境に特化したシステム。

このように、注文管理システムにはそれぞれの強みがあります。

自社の業務環境や改善したい課題にあわせて、製品を検討するのがおすすめです。

注文管理システム導入のメリット・デメリット

ここでは、注文管理システムを導入するメリットとデメリットについて解説します。

順番に見ていきましょう。

注文管理システム導入のメリット

注文管理システムを導入するメリットは、以下の4つがあります。

  1. 業務効率が向上する
  2. 人手不足の対策になり、従業員への負荷が軽減される
  3. 各種システムとの連携や、決算対応が迅速化できる
  4. ミスやトラブルを予防できる

注文管理システムを使うと、顧客一人ひとりの受注データを、システムで自動的に管理できます。これまで電話やFAX、メールなどで注文を受け付けていた頃は、伝票に転記したりExcelに入力したりする過程で入力ミスが起きやすくなっていました。

システムに移行することで、担当者の工数も削減できるので、リモートワークなどの働き方改革を推進することにもつながります。

またEC事業を展開している企業の多くは、注文の受付から在庫管理まで一連のプロセスを、1人の担当者が管理しているケースも多いです。

その分負担も大きくなるため、逆に時間がかかってしまい、顧客満足度を維持しにくい場合もありました。受注業務を効率化することで、人件費やコミュニケーションコストを削減できるうえ、トラブル回避にもつながります。

さらに、注文管理システムは基幹システムとの連携も可能なので、受注内容を手入力する手間が省けます。発注データの合計と請求書を照らし合わせれば、支払い金額を確定できるので、月次決算の際に膨大な量の書類を確認せずに済むのもメリットです

注文管理システム導入のデメリット

逆に注文管理システムを導入するデメリットは、下記の通りです。

  1. 顧客や取引先とのコミュニケーション量が減る
  2. 不正な購入を見分けにくくなる

注文管理システムで一括管理することで、電話やメールで注文を受け付けていた頃よりも、顧客や取引先とのコミュニケーション量が減ってしまうというデメリットもあります。

相手と築き上げてきた関係が薄くなり、急なトラブルなどが起きた際に、柔軟な対応をお願いしにくくなるでしょう。

また、不正購入を見分けにくいのもデメリットの一つといえます。注文管理システム上で必要な情報を入力してしまえば、誰でも注文できるからです。

チャージバック(クレジットカード会社からの売上取り消し)が発生する可能性もあり、その場合は事業者側が損失を負担しなければなりません。

不正な注文を防いで損失を回避するには、不正検知システムを導入する方法があります。詳細について、さっそく見てみましょう。

不正な注文を防ぐなら、不正検知システムがおすすめ

不正な注文による損失を回避するためには、不正検知システムの導入を検討してみませんか。

不正検知システムとは、不正な購入を検知してチャージバックを防ぐシステムのことです。チャージバックとは、クレジットカードの不正注文に対して、クレジットカード会社が売上を取り消し、ユーザーに返金する仕組みです。

しかしチャージバックによって発生した損失は、EC事業者側が負担することになります。チャージバックが発生すると、EC事業者は商品が手元に戻らず、売上も発生しない状態となります。

そのため、事業者側は「不正利用されないための対策」が欠かせません。不正検知システムの詳細について知りたい方は、以下をご一読ください!

またチャージバックの詳細は、下記の記事で詳細に解説しています。気になる方はぜひご一読ください。

まとめ:注文管理システムと共に不正検知システムも導入しませんか?

ここでは、注文管理システムについてご紹介しました。ここで、紹介した内容をまとめます。

  • 注文管理の流れは6つのプロセスに分けられる
  • EC市場の発展や効率化の観点から、注文管理システムの導入が進んでいる
  • チャージバック回避方法の1つとして、不正検知システムの導入が挙げられる

注文管理システムは、注文受付から在庫管理までのプロセスを一元管理できるシステムです。従来のアナログ管理では、従業員の負荷や人的ミスも発生しやすく、注文量が増加するとスムーズな発注作業が難しくなります。

注文管理システムを導入することで、顧客と注文データや処理状況を共有しながら進められます。スムーズな配送を実現でき、結果的に顧客満足度の向上も期待できます。

一方でECサイトは不正グループに狙われやすく、高額なチャージバックの被害に遭うケースも多くあります。そこで不正検知サービスなどを利用し、不正リスクの軽減が大切です。

しかし「不正リスクの低減といっても、まずは何から始めたら良いのか分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。そこでEC事業者向けに、不正リスクのセルフチェックシートを以下の通りご用意しました。

ダウンロードは無料でできます。直近の不正手口の傾向もわかりますので、ぜひ利用を検討してみてください。

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