「受注処理とは具体的にどのような作業を行っているのだろう」
「受注処理を効率化させる方法やシステム導入のポイントを知りたい」
このような疑問を持っている方もいるのではないでしょうか。
受注処理とは、顧客が商品を注文してから実際に売上になるまでの処理のことです。処理の中には、在庫状況の確認、売上の決済などが含まれています。
本記事では、
- 受注処理の流れ
- 受注処理を効率化する方法
- 受注処理システムの導入のポイント
を紹介します。受注処理の概要や効率化に悩んでいる方は、ぜひチェックしてください。
なお、受注処理システムを使用する上で注意すべき点が、不正注文です。不正注文が発生するとチャージバックが発生し、EC事業者側にとって大きな負担となります。
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不正注文の実態と背景については以下の動画でも詳しく紹介されているため、あわせてご確認ください！
以下動画は株式会社かっこ O-PLUX事業部 事業部長 小野瀬がクレジットカード不正利用による不正注文実態、背景について最新事例共に解説していますのでぜひご覧ください
独立行政法人 中小企業基盤整備機構
中小企業のためのEC活用支援ポータルサイト【ebiz】（https://ec.smrj.go.jp/domestic/）より引用
目次
受注処理とは？
受注処理とは、顧客からの注文を受けて在庫状況の確認や入金の管理、配送など実際に顧客の元に商品が届くまでのプロセスを指します。
受注処理は、商品を販売する事業者が細心の注意を払わなければなりません。なぜなら、受注処理のスムーズさが顧客のサービス満足度に直接影響を与えるためです。
例えばネットで何か商品を購入した時に、決済終了の通知が来なかったり商品の発送通知が来なければ、購入者に不安感を与えてしまう可能性があります。
受注処理がスムーズだからといって商品の価値が上がるわけではありません。しかし受注処理に手間がかかると、クレームにつながる可能性もあります。
受注処理をスムーズに行えるようシステムを導入するなど、商品提供者は仕組みを整えることが大切です。
受注処理の流れ4つ
受注処理の流れは大まかに分けると以下の4つになります。
- 入金確認
- 発送準備
- 発送作業
- 売上処理
ひとつずつ分かりやすく紹介します。
1.入金確認
入金確認とは、顧客からの受注通りの決済ができているかを確認する段階です。具体的には、以下の内容に相違がないかを確認します。
- 銀行振込の振込名義
- 入金日
- 請求金額と振込金額
同じ名義から複数の商品を購入している顧客であれば、まとめての振込なのか商品ごとの振込なのかをチェックしなければなりません。入金が遅れている場合には、未入金メールを送ります。このような作業を実施するのが「入金確認」です。
さらに、顧客からの問い合わせやクレーム対応などの支払い状況の確認も行うことがあります。
2.発送準備
発送準備は、特にトラブルなく受注から入金までの確認が完了次第行います。
自社で在庫をもっている場合はすぐに準備に入れますが、自社以外から取り寄せる場合は時間がかかるため早めに準備する必要があります。
3.発送作業
発送作業は、出庫した商品を梱包し運送業者に引き渡す作業のことです。
商品に不備がないか、顧客に渡せる状態のものなのかを判断した上で、きちんと梱包を行います。
作業工程を簡単にしたりマニュアルを作ったりしてシステム化すると、作業の効率化に繋がります。
4.売上処理
売上処理は、発送が完了した後に行う金銭的な処理のことです。
売上処理を行うタイミングは会社によって異なるものです。出荷した段階で行う会社もあれば受け取り確認後、取引が終了した段階で計上するケースもあります。
なお、不正な注文がゼロではないため、その対応がある点にも注意が必要です。詳細については、後述します。
受注処理を効率化する方法2つ
ここまで紹介した通り、受注処理を行う場合には多くの工程があります。そのため、受注数が増えるとどうしてもミスが発生するリスクがあるものです。
作業のミスを防ぎつつ効率化を測る方法は、主に以下の2つが挙げられます。
- アウトソーシングを活用する
- 受注処理システムを導入する
各方法について、1つずつ詳細を解説します。
【方法1】アウトソーシングを活用する
受注処理の効率化には、アウトソーシングの活用も1つの方法です。
アウトソーシングとは、受注処理を外部の会社に発注することです。受注処理のプロに任せることでミスの発生リスクを低減できます。また受注処理の作業がほぼ無くなるため、自社のリソースを他の業務へ集中できるようになります。
しかし自社では受注処理を行わないため、ノウハウが蓄積がされないといった問題もあるものです。
【方法2】受注処理システムを導入する
受注処理を自社で行いたい場合には受注処理システムを導入することで効率化に繋がります。
受注処理処理システムとは、受注や入金処理などを自動で行うシステムのことです。受注処理システムを導入することで、アウトソーシングするよりもコストを抑えつつ、自社でノウハウの蓄積も可能になります。
また、人の手を介さずに処理が行われるため、受注から発送までをスピーディーに行えます。
主な受注処理システム3つ
受注処理は、企業や業態によって重視したい部分に違いがあるため、最適なシステムもそれぞれ異なります。
ここでは、主な受注処理システム3つと特徴を紹介します。
- GoQSystem：月額定額制のシステムを採用しているシステムです。受注件数が多くなっても値段が上がることなく使用できるため今後売上を伸ばそうとしている企業におすすめです。
- NEXT ENGINE：業界導入実績No.1の受注処理システムです。アプリで手軽にカスタマイズできるため、自社の特徴に合わせて随時変更可能です。
- らくうけーる：WEBブラウザで利用できる受注処理システムです。取引先に応じてWEBとFAXを使い分ける事が出来ます。
このほかにも様々な受注処理システムがあります。自社の利用方法やニーズを明確にして、導入後もうまく活用できるようなシステムを選びましょう。
一方で「どのような受注処理システムを選ぶべきか分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。そこで次は、受注処理システム導入のポイントをご紹介します。
受注処理システム導入のポイント
現在、企業では人手不足に悩まされており、人的コストの削減に務めることが急務です。
そのため、人手不足解消の1つとして、受注管理システムの導入が多くの企業で検討されています。また、人件費抑制の他にも人が関わることでおきる人的ミスが削減される効果もあります。
導入を成功させるポイント
受注管理システム導入を成功させるためには、以下2つのポイントがあります。
1.業務フローを見直して業務上の課題を明確にする
2.現在使用している他システムとの連携性を考慮する
受注処理システムを導入するまえに、まずは業務フローを洗い出して課題を整理しましょう。現在自社が抱えている課題が明確でなければ、どんなシステムを導入すればよいのかわからないからです。
また、現在使用している他システムの連携性も重要なポイントです。
「受注管理システムを導入したけれど既存システムと連携が出来ない」とならないよう、事前にシステムの互換性・連携性も確認しましょう。不明点がある場合は、システムを提供している企業に問い合わせることもおすすめです。
導入時の注意点
受注処理システムを導入する際は、チャージバックのリスクを考えておくことが重要です。
チャージバックとは、クレジットカードで支払った代金が不正利用や顧客の都合により取引が取り消しになることです。一度販売しているため商品も自社には戻りません。
また代金も返金しなければならないため、事業者にとっては大きな痛手となります。
チャージバックを防ぐ方法の1つとして、不正検知システムの導入が挙げられます。不正検知システムについて、詳しく説明します。
不正な注文は不正検知システムで見極めるべき
不正な注文を見極めるために、不正検知システムの導入がおすすめです。
不正検知システムとは、不正な購入を検知してチャージバックを防ぐシステムのことです。チャージバックとは、不正注文に対してクレジットカード会社が売上を取り消し、ユーザーに返金する仕組みです。
チャージバックが発生すると、負担は事業者側に発生します。売上が取り消されるためお金が一切入ってきません。また商品は発送された後なので、「タダで商品を発送した」状態となります。
チャージバックの詳細について詳しく知りたい方は、以下記事をご一読ください。
まとめ：受注処理は効率化できる！
この記事では、受注処理の流れや受注処理を効率化する方法についてご紹介してきました。ここで、紹介した内容をまとめます。
- 受注処理の流れ
- 受注処理を効率化させる方法
- 受注処理システム導入のポイント
受注処理の効率化を考えている方は、この機会にアウトソーシングやシステムの導入を検討してみませんか。
ただし受注処理を効率化するには、少なからずお金や時間のコストは必ずかかります。また、ECサイトを運営している以上、不正利用によるチャージバックのリスクが常についてまわります。
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