EC構築・ノウハウ

商品が売れた後の出荷指示はどうすればいい?ECのバックオフィス業務について解説

「出荷指示の流れを知りたい」
「出荷指示をうまく行う方法について知りたい」
このように悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

出荷指示とは、受注した商品を発送するよう現場へ指示することです。

本記事では、出荷業務の流れや出荷指示のトラブルを防ぐ方法についてご紹介します。出荷指示について理解を深めたい方は、ぜひご一読ください。

なお、出荷指示を行ううえで注意すべき点が、不正注文への対策です。不正注文が発生するとチャージバックが発生し、商品が戻らず売上も回収できなくなり、EC事業者にとって大きな負担となります。

そこで、EC事業者向けに「不正リスクのセルフチェックシート」をご用意しました。

以下から無料でダウンロードできるため、ECサイトの不正リスクについてチェックしたい方は、ぜひご一読ください。

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出荷指示とは?

出荷指示とは、注文を受けたあとに商品を発注するよう、出荷業務の指示を現場に出すことです。

出荷指示は、出荷業務のなかで最初に行う業務です。出荷指示が遅れたり指示内容にミスがあったりすると、納期遅れや出荷ミスの原因となります。

次は、出荷業務の流れをご紹介します。出荷指示を正確に行えるよう、全体の流れを理解しましょう。

なお、商品を出荷した後の請求や仕入れ、在庫管理の流れについても理解を深めたい方は、以下記事をご一読ください。

出荷業務の流れを5つのステップで解説!

出荷業務における一連の流れをご紹介します。出荷業務の流れは、一般的に以下の通りです。

  1. 出荷指示書を作成する
  2. その他書類を作成する
  3. 出荷作業を行う
  4. 顧客に商品を納品する
  5. 売上伝票を作成する

出荷業務の流れを学ぶことで作業の全体像を把握できるため、商品発送時に発生しがちなミスを防ぎやすくなります。

まずは、出荷指示書の作成について見てみましょう。

【ステップ1】出荷指示書を作成する

注文を受けたら、出荷指示書の作成を行います。

出荷指示書とは、受注した商品の品目や数量など、発送に必要な情報をまとめた書類です。ピッキングリストと呼ばれることもあります。

【ステップ2】その他書類を作成する

出荷指示書の作成が完了したら、次はその他の必要書類を作成します。

必要書類とは、具体的には以下のものがあります。

  • 納品書:注文通りに納品されたことを証明する書類
  • 受領書:顧客が商品を受け取ったことを証明する書類
  • 領収書:代金の受取を証明する書類

納品書は、社内用の控えが必要になることもあります。

【ステップ3】出荷作業を行う

出荷作業が完了したら、次は顧客に商品を郵送しましょう。

配送業者に依頼して、トラックで郵送する方法が一般的です。顧客が自社近辺にいる場合は、社員が直接荷物を届けるケースもあります。

発送が完了した後は、顧客から受領証が返送され次第、納品完了となります。

【ステップ5】売上伝票を作成する

納品が完了したら、売上伝票を作成します。

売上伝票とは、事業売上が発生した際に取引を記録する伝票です。返送された受領証もしくは納品書の控えをもとに、出荷した商品の品番や数量などを記載します。

記載が終わったら、売上伝票を経理へ渡します。

これで、出荷作業は終了です。なお、売上伝票を処理する「売上処理」について詳しく知りたい方は、以下記事をご一読ください。

出荷指示のトラブルを防ぐ6つの方法

出荷指示でのトラブルを防ぐため、以下6つの方法をご紹介します。

  1. 分類別に発注する
  2. 出荷指示を早めに行う
  3. 出荷管理を効率化する
  4. 不正注文の管理をする
  5. 出荷後すぐにデータ入力を行う
  6. イレギュラーな出荷に対する処理方法を明文化する

適切な出荷指示を行えないと現場が混乱して、納期遅れや誤った商品の配送といったトラブルにつながります。

出荷指示のトラブルを防ぐ方法について、詳しく見てみましょう。

【方法1】分類別に発注する

出荷ミスを防ぐなら、分類別の発注がおすすめです。

たとえば、同じ顧客向けの出荷はまとめて指示を出すことで、効率的に発送準備を行えます。

納期別や商品別にまとめて出荷指示を行うことで、ミスの予防や効率的な出荷作業につながります。

【方法2】出荷指示を早めに行う

可能な限り早めに出荷指示を行うことも、トラブルの防止につながります。

出荷指示が早ければ、余裕をもって作業を行えるため、納期遅れのリスクを抑えることが可能です。

ただし、指示内容が曖昧だとトラブルの原因になります。早めに出荷指示を行うよう心がけつつ、明確に出荷指示をだしましょう。

【方法3】出荷管理を効率化する

出荷管理を効率化すると、出荷ミスの予防につながります。出荷管理の効率化とは、具体的には以下のことを行います。

  • 作業をマニュアル化する
  • 定期的に掃除や整頓を行う
  • 集荷管理システムを導入する
  • リアルタイムで出荷状況を共有できる

作業をマニュアル化することで、作業内容のバラつきを抑えることができ、出荷ミスの予防につながります。

また掃除や整理整頓を行うことで、倉庫内での商品紛失や一部在庫が出荷されずに劣化する、といった事態を防ぐことができます。

出荷管理の効率化について、詳しくは以下記事をご一読ください。

【方法4】不正注文の管理をする

「他人のクレジットカード情報を悪用した、不正な注文を受けた」
「同一人物が複数アカウントを取得し、限定商品を大量に購入された」

不正利用を防ぐ最後の砦が、出荷作業です。出荷段階で不正に気付くことができれば、不正な購入者への出荷をストップできます。

クレジットカードを悪用した不正注文には、チャージバックのリスクがあります。

チャージバックが発生すると、商品は手元に残らず売上を回収できない、といった事態に陥る可能性が高いため、詳しく知りたい方は以下記事をご一読ください。

また、転売目的での不正注文が発生すると、売上が低下したりブランドイメージが低下したりする恐れがあります。

自社商品が転売されると起こり得る問題点や対策について、詳しくは以下記事をご一読ください。

また、クレジットカードの不正利用や転売のほかにも、注意すべき不正注文があります。不正注文の手口や対策について、詳しくは以下をチェックしてください。

【方法5】出荷後すぐにデータ入力を行う

トラブルを防ぐなら、出荷が完了次第すぐにデータ入力しましょう。

すぐに進捗をデータ入力することで、リアルタイムで情報共有できるだけでなく、売上処理もすぐに行えます。

データ入力を後回しにすると、入力ミスや対応漏れの発生にもつながるため、出荷作業が完了したら、すぐにデータ入力を行うようメンバーに周知徹底しましょう。

【方法6】イレギュラーな出荷に対する処理方法を明文化する

イレギュラーな発注に対する処理方法を明文化することも、出荷トラブルの予防につながります。

たとえば「先に一部商品だけ出荷して!」といったケースが発生してシステム上では「未納」「全納」しか選択できない場合、現状どこまで出荷できているかが分かりにくくなります。

一部しか納品できていないのに「すべて出荷できている」と勘違いしてしまうと、商品が未納となりトラブルに発展するでしょう。

イレギュラーな出荷指示に対してどのように処理を行うか、ルールの明文化をおすすめします。

まとめ

本記事では、出荷業務の流れや出荷指示のトラブルを防ぐ方法についてご紹介しました。ここで、出荷指示のトラブルを防ぐ6つの方法を再掲します。

  1. 分類別に発注する
  2. 出荷指示を早めに行う
  3. 出荷管理を効率化する
  4. 不正注文の管理をする
  5. 出荷後すぐにデータ入力を行う
  6. イレギュラーな出荷に対する処理方法を明文化する

出荷指示を適切に行えば、出荷作業をスムーズに行えるようになり、業務の効率化につながります。

不正注文を出荷で発見できれば、チャージバックの発生も防ぐことができます。

不正注文によってチャージバックが発生すると、商品が手元に戻らないだけでなく、売上も回収できません。

自社ECサイトの不正リスクについて手軽にチェックしたい方は、以下資料をご参照ください。資料は無料でダウンロードできます。

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