「発送処理って、具体的に何をやるの？」
「発送処理の具体的な流れや、上手く進めるコツを知りたい！」
と思うことはありませんか？
そこで今回は、
- 発送処理の概要
- 発送処理をするまでの流れ
- 発送処理の課題
の流れで、発送処理をスムーズに進める上で必要となる情報をまとめて解説します。
記事後半で「発送処理を効率化する方法」についてもまとめているので、ぜひご一読ください。
なお、意外と時間がかかる業務が「不正注文への対策」です。発送前のチェックに時間がかかると、発送が遅れてしまう可能性もあります。
とはいえ、不正注文や転売を防ぐためにも発送をする前に、正規の注文かどうかの確認をし不正な注文に対して商品の発送処理をしない対応も必要です。
ECサイトの不正リスクについて手軽にチェックしたい方は、ぜひご一読ください。
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目次
発送処理とは？
発送処理とは、商品を受注してから発送が完了するまでの工程のことを指します。発送処理をスムーズに進められれば顧客から信頼され、良好な関係を築けるようになるでしょう。
反対に、発送処理に手間取ってしまうと顧客からのクレームに繋がりかねないため、注意が必要です。
発送処理をするまでの流れ4ステップ
発送処理の流れは、以下の4ステップです。
- 商品の受注
- 入金の確認
- 出荷の準備
- 商品の発送
順番に説明していきます。
【ステップ1】商品の受注
まずは顧客が商品を購入し、ECサイトのシステムに受注されていることを確認する必要があるので、受注してからすぐに発送準備に取り掛かれるように通知設定をしておくのがおすすめです。
なお、受注リストの中には不正注文が紛れ込んでいる恐れがあるため、必ずチェックするようにしましょう。
不正注文に関する対策については後述しているため、ぜひ参考にしてみてください。
【ステップ2】入金の確認
商品を受注した後に、顧客から料金が支払われていることを確認します。
クレジットカード払いであれば受注後すぐに決済されることが多いですが、銀行振込やコンビニ払いの場合は2〜5日ほど時間を要してしまいます。
少しでも早く出荷準備に取り掛かれるように、入金確認を定期的に行うようにしましょう。
【ステップ3】出荷の準備
顧客からの入金が確認できたら、出荷準備に取り掛かります。この時、発送中に商品が破損しないように丁寧に梱包しましょう。
なお、出荷準備の段階でよくあるミスの1つが、発送先の間違いです。
別の場所に発送するとクレームに繋がるだけでなく、再送による余計な発送費が生じてしまうため、確実に作業を進めるようにしましょう。
【ステップ4】商品の発送
梱包作業が完了したら、商品を発送します。
近年のオンラインショップでは、商品を注文してから2〜3日以内に届くのがスタンダードとなっています。
そのため、入金の確認が取れてから1〜2日程度で発送するのがおすすめです。
発送処理の課題3つ
受注してから発送するまでの発送処理は、人によってはいわゆる「流れ作業」と軽く見る方もいるでしょう。
しかし、発送現場では以下のような課題があることは、理解する必要があります。
- 発送作業者の人手が足りない
- 商品数に比例して発送ミスが増える
- 商品保管時のコストが増える
発送処理の過程でミスが発生してしまうと、クレームや損失に繋がるだけでなく、自社の評判に大きく影響を与えてしまいます。
1つずつ見ていきましょう。
【課題1】発送作業者の人手が足りない
近年ではECサイトの普及に伴い、発送作業者の人手が足りないことが問題となっています。
人手が足りないと発送するまでに時間がかかり、時にはクレームに繋がることもあります。
また、人手が足りない状況だと一つ一つの作業が疎かになってしまうことも、注目すべきポイントです。
作業の中でも特に梱包が雑になりやすく、発送途中で破損してしまうと弁償による余計なコストの発生にも繋がります。
発送作業者の人手が足りないために、クレームや損失に繋がるリスクがあることは、理解しておきましょう。
【課題2】商品数に比例して発送ミスが増える
取り扱う商品数が多いほど、発送ミスが増えてしまうものです。
発送ミスの例を以下にピックアップしてみました。
【発送ミスの例】
- 違う住所に発送してしまう
- 違う商品を発送してしまう
- 商品数が多いもしくは少ない
発送ミスが生じると顧客とやり取りしたり、発送をやり直したりと、対処するために余計なコストと手間がかかってしまいます。
発送ミスの対処に追われると、他の作業にも支障が出てしまう恐れがあるため、早急に原因を見つけて解決するようにしましょう。
【課題3】商品保管時のコストが増える
近年はECサイトの規模が大きくなっているのに伴い、商品の点数が増えてしまい、保管時にかかるコストが増大していることも大きな課題です。
商品保管時のコストが増えるケースとして、倉庫を大きくしたり、管理する人数を多くしたりする場合が挙げられます。
商品保管時のコストが増えてしまうと利益率が下がり、事業の健全な経営が難しくなります。そのため、商品の取扱い点数が増えそうな場合は、コストの増大を最小限に抑えながら対策を取るようにしましょう。
発送処理を効率化する方法2選
EC事業の経営を安定させるためには、発送処理の効率化は必須と言えます。そこで、ここでは発送処理の効率化を実現する方法を2つ紹介します。
- 受注処理システムを導入する
- 物流代行サービスを利用する
効率化を測れば経営が安定するだけでなく、現場スタッフの負担も減るため、労働環境の改善に繋がるはずです。順番に見ていきましょう。
【方法1】受注処理システムを導入する
受注処理システムを導入すれば受注情報を一元管理できるため、工数の削減が見込めます。
受注にかかる工数を削減できれば人件費も抑えられ、事業の安定化に繋がるでしょう。
また、不正対策を進めることで「不正な注文のチェックにかかる時間」を効率化できます。
不正な注文をチェックするために人力で何時間も時間がかかっている場合は不正注文検知システムを導入することで、半分以上のチェック工数を削減できます。
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【方法2】物流代行サービスを利用する
在庫保管や出荷作業の負担を減らすのであれば、物流代行サービスへのアウトソースもおすすめです。
発送に関する業務をアウトソースすれば他の業務に集中できるため、生産性のアップに繋がります。
さらに、物流代行サービスは在庫保管や出荷作業に特化しているため、発送に関するミスが大幅に減る可能性があります。発送ミスによるクレームの減少も見込めるため、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
発送するまでの過程でミスが多い場合は、ぜひ物流代行サービスへの依頼を検討してみてください。
商品の注文から発送はスムーズに進むもの？
「発送するまでにそんなにスムーズにいくのか？」と疑問を持たれる事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
発送処理の現場では、受注確認の際に不正注文をチェックする作業が必要になります。不正注文を受注してしまうと、被害額分を事業者側が負担しなければいけないため、余計なコストがかかってしまいます。
とはいえ、いきなり不正チェックが可能なシステム導入ではハードルが高い方も多いのではないでしょうか。
このような場合は、不正チェックリストを活用してみませんか。
以下から無料のチェックシートをダウンロードできるので、ぜひご活用ください！
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まとめ：発送処理を効率化すればコスト削減につながる
発送処理を効率化できればコスト削減に繋がり、事業運営の安定化が見込めるようになります。
発注処理を行うまでの過程で問題が生じると余計な手間がかかったり、コストが増大したりしてしまいます。
そこで、以下の方法を取り入れて発送処理の効率化を図るのがおすすめです。
- 受注処理システムの導入
- 在庫保管や発注作業の外注化
発送処理を効率化できれば、現場の労力やコストを抑えられるため、安定した経営に取り組めるようになります。
また、発送前に時間がかかるのが「不正な注文がないか」のチェックです。
発送前のチェックに時間がかかって発送が遅れてしまうだけでなく、不正注文による被害が起こる可能性もあります。
自社のECサイトの不正リスクについて手軽にチェックしたい方は、以下資料をご活用ください！
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